Lean gebruikt verschillende tools om verspillingen te elimineren en om een continue flow in de organisatie te krijgen.
De lean tools zijn:
- Poka Yoke
- Value Stream Map
- 5S
- Jidoka
- Just in Time
- Kaizen
- Genchi Genbutsu
- Continuous process flow
- Takt time
- Pull System
- Kanban
- Heijunka
- Standard work
- Visual Control
- 5 Why
Lean tool: Poka Yoke
De lean tool Poka yoke is een Japanse term en het betekend fout bewezen. Dit is dus een systeem om fouten in een proces te identificeren, zodat je ze kan verbeteren. Voordat je een proces implementeert of een product op de markt brengt kan je het testen om te kijken of het goed is. Zo voorkom je onnodig problemen en kosten. Poka yoke is een lean tool dat je regelmatig gebruikt en in verschillende fases van een proces kan toepassen. Better safe then sorry.
Lean tool: Value Stream Map
Een Value Stream Map is een lean tool die wordt gebruikt om de stroom van informatie of materialen die nodig is om een product of dienst voor een klant te produceren, te documenteren, analyseren en verbeteren. Daarbij wordt gekeken welke handelingen waardevol zijn en welke niet. Daarnaast wordt ook gekeken hoelang elke handelingen duurt. Men berekent hoe efficiënt een proces is door de volgende formule:
Value added time/total time = Proces cycle efficiency
Lean tool: 5S
De leantool 5S is een methode voor de organisatie van de werkplek, die kan helpen de efficiëntie en management van de werkzaamheden te verbeteren.
5S staat voor:
- Sort (Seiri)
- Set in order (Seiton)
- Shine (Seiso)
- Standardize (Seiketsu)
- Sustain (shitsuke)
Een proces wordt beīnvloed door zijn omgeving. Ook wordt het vermogen van medewerkers om verandering te verwerken ook door de omgeving beïnvloed. Daarom is het belangrijk om de werplek te verbeteren, zodat men meer controle heeft over het proces.
Lean tool: Jidoka
Jidoka is een lean tool om fouten te kunnen detecteren. Het wordt ook wel gedefinieerd als automatisering met een menselijk element. Doordat er steeds meer geautomatiseerd wordt is het lastiger om een fout op tijd te identificeren en te herstellen. Daarom is het belangrijk om een methode te hanteren die de fout in het systeem meteen detecteert en het proces meteen stopt, zodat het door een mensen hersteld kan worden. Dit voorkomt kwaliteitsproblemen en is veel efficiënter en minder kostbaar dan het onderzoeken en herstellen van een kwaliteitsprobleem nadat een productiefout is vastgesteld.
Lean tool: Just in Time
Just in time ook wel JIT genoemd is een set van principes, tools en technieken dat ervoor zorgt dat bedrijven producten kunnen produceren en leveren in kleine hoeveelheden. Dit zorgt ook voor kortere doorlooptijden en maakt het mogelijk om aan specifieke wensen van de klant te kunnen voldoen.
JIT betekend dat je de juiste producten levert op de juiste tijd in de juiste hoeveelheid.
Lean tool: Kaizen
Kaizen is een combinatie van twee Japanse woorden Kai en Zen. Kai betekend veranderen en Zen betend ten goede. Dus kaizen is een lean tool dat helpt veranderingen door te voeren om processen of de uitkomst van de processen te verbeteren. Ook is Kaizen een methode dat door elke medewerker uitgevoerd kan worden. Bovendien moedigt kaizen medewerkers aan om mee te denken en aanbevelingen te geven om processen te kunnen verbeteren.
Lean tool: Genchi Genbutsu
Genchi Genbutsu is een lean tool waarbij jezelf gaat kijken hoe een proces gaat om te begrijpen wat er allemaal bij komt kijken en te ontdekken wat er beter zou kunnen. Alleen als je zelf iets ervaart kan je pas echt begrijpen wat een proces inhoudt. Ook is het niet juist om alles als vanzelfsprekend te zien. Tabellen, grafieken en cijfer kunnen resultaten meten, maar ze laten niet zien wat het eigenlijke proces is dat dagelijks uitgevoerd wordt.
Lean tool: Continuous process flow
Continuous process flow is eigenlijk een methode waarin onderdelen en producten 1 voor 1 geproduceerd en verplaats worden. In plaats van dat je bijvoorbeeld eerst 10 onderdelen maakt en dan verplaatst naar de volgende afdeling, maak je dus 1 onderdeel en die je verplaats je meteen door naar volgende afdeling. Ook is het belangrijk om processen dichtbij elkaar te hebben. Deze methode zorgt ervoor dat producten sneller geproduceerd kunnen worden, maar resulteert ook in een betere kwaliteit, tegen lagere kosten en je kan veel sneller leveren.
Lean tool: Takt time
Takt time geeft de snelheid van de klantvraag aan, dus de snelheid dat een product wordt gekocht.
Voorbeeld:
Beschikbare tijd = 8,5 uur = 510 minuten x 20 dagen = 10200 minuten
Totale vraag = 20.500 units
Formule: T = Ta/Td
T = Takt time
Ta = Beschikbare tijd
Td = Totale vraag
10200/20500 = 0,497. Dus een 0,5 is 30 seconden. Dus om de 30 seconden wordt er een product gekocht.
Lean tool: Pull System
In een Pull system wordt er alleen geproduceerd wat het volgende gedeelte in een proces nodig hebt. Dus in plaats van dat je een onderdeel ‘Pusht” naar volgende stap wordt er om volgende onderdeel gevraagd (Pull). Hierdoor wordt er alleen geleverd wat er nodig is en voorkom je grote voorraden en het bevordert een continue proces flow. Uiteraard is de kunst om nooit zonder te zitten, zonder dat er grote voorraden nodig zijn. Daardoor moet je een signaal inbouwen waardoor men weet wanneer men moet leveren. Dit gaat natuurlijk samen met het just in time principe en kan effectief gebruikt worden in combinatie met kanban.
Lean tool: Kanban
De lean tool Kanban betekend teken, uithangbord, poster, billboard, kaart etc. Dit is dus bedoeld om een signaal te geven om iets duidelijk te maken. Bijvoorbeeld als men een lege bak terugsturen is dat een teken dat het opnieuw gevuld moet worden. Of ment stop een kanban kaart in de lege bak met daarop wat er nodig is. Kanban is bedoeld om de flow van het proces soepel te laten verlopen. Als onderdelen eerder komen dan nodig is, kan dat leiden tot verwarring, onnodige voorraad en kosten. En als de process outputs niet synchroon zijn met het verloop van het proces, leidt dat tot vertragingen, teleurstellingen bij klanten en alle kosten die dan daardoor komen. Daardoor zorgt een goed georganiseerd Kanban systeem dat er meer controle is over het proces, doordat producten en informatie op tijd verplaatst worden.
Lean tool: Heijunka
Waarom maakt men gebruik van de leantool Heijunka? Doordat klanten niet voorspelbaar zijn en klanten orders altijd variëren, heb je een systeem nodig die ervoor zorg dat je altijd kunt leveren en de werkdruk van personeel en machines altijd hetzelfde zijn. Als je namelijk alleen produceert wat er nodig is, is het ene moment heel druk en het andere moment heel rustig. Bovendien weet je dan ook niet hoeveel je van je leveranciers moet bestellen. Daarvoor heb je Heijunka nodig. Heijunka is het nivelleren van het productieschema. Daarbij nivelleert men niet alleen de volume maar ook de product mix. Bij Heijunka pak je de totaal aantal orders van een bepaalde periode en die niveleer je. Dus de producten worden niet geproduceerd volgens klantenorders. Voordelen van heijunka zijn:
- Zorgt voor flexibiliteit, zodat je kan maken wat de klant wil en wanneer de klant het wil.
- Verlaagt het risico op veel voorraad
- Balans in werkdruk en gebruik machines
- Men weet beter wat men nodig heeft van leveranciers en wanneer
Wat is Muda, Muri en Mura?
Muda, Muri en Mura is japans voor verspilling zonder waarde, overbelasten van mensen en machines en ongelijkheid. Als je deze punten in een proces herkent en aanpakt krijg je een soepel lopend proces en een succesvolle implementatie van heijunka. Heijunka is eigenlijk het in balans brengen van muda, muri en mura.
Lean tool: Standard work
Standard work is een lean tool dat de interactie van mensen met machines definieert. Standard work bestaat uit 3 onderdelen:
- Standaard tijd
- Standaard voorraad
- Standaard volgorde
Ook helpt standard work bij het inwerken van nieuwe medewerkers en het vermindert de variatie in een proces. Veel bedrijven hebben tegen worden protocollen en dit is natuurlijk een voorbeeld van standard work. Bovendien is dit ook verplicht als je ISO 9001 gecertificeerd bent. Het werk standaardiseren is noodzakelijk als je een proces wilt verbeteren. Als iedereen maar wat doet, dan is het onmogelijk om een proces te verbeteren. Het is de basis en een manier van leven voor de medewerkers.
Lean tool: Visual Control
De lean tool visual control zorgt ervoor dat je snel kunt zien wat er per afdeling gaande is en hoe het bedrijf ervoor staat. Denk bijvoorbeeld aan een dashboard. Maar het hoeft niet altijd digitaal te zijn, het kan ook weergegeven worden op een whiteboard. De visual control geeft aan hoe het werk uitgevoerd moet worden en of er afgeweken wordt van de standaard. Medewerkers zien meteen of ze hun werk goed doen, maar visual control kan ook aangeven waar onderdelen moet liggen en hoeveel er dan moeten liggen. Eigenlijk alle informatie dat noodzakelijk is voor de flow van de processen.
Lean tool: 5 why
5 why is een lean tool dat jou helpt de oorzaak van een probleem vast te stellen. Je vraagt dus eigenlijk 5x waarom. Bij het antwoord van de eerste waarom komt een reden en zorgt voor nog een waarom. Vaak heeft men 5 waaroms nodig om bij de oorzaak van een probleem te komen. Bij de eerste of tweede waarom heb je namelijk nog niet de oorzaak, maar dit zijn gevolgen van de oorzaak. Uiteraard kan je de gevolgen bestrijden, maar daarmee los je de oorzaak niet op. Hierdoor zou je dus onnodig kosten maken en onnodig werk hebben.